Несмотря на устойчивую тенденцию к цифровизации, обработка бумажных документов все еще отнимает у делопроизводителя немалую часть рабочего времени. Решения Directum RX максимально автоматизируют большинство этапов работы, однако занесение документов в систему по-прежнему зависит от действий сотрудника.
Бумажный комплект необходимо правильно отсканировать, чтобы он корректно и в полном объеме импортировался в систему. На этом этапе не исключены ошибки. Их исправление может быть трудоемким, а передача коллегам неполного комплекта может привести к дополнительным кругам согласования.
Решение «Перекомплектование документов» позволяет с минимальными затратами исправить ошибки сканирования и классификации, сформировать и передать в работу верный комплект документов.
Описание решения
Перекомплектование легко сделать одним из этапов вашего бизнес-процесса. В поставку решения уже входит пример его использования в ходе обработки входящего комплекта документов.
Допустим, в организацию поступил комплект договорных документов от контрагента. Делопроизводитель помещает его в потоковый сканер. Если на этом этапе возникла ошибка, например, в комплект попал лишний документ, у сотрудника легко получится ее исправить.
Документы импортируются в систему и поступают на проверку. Сотрудник проверяет занесенный комплект и, в случае ошибки, редактирует его:
- изменяет порядок следования страниц, если он был перепутан при сканировании;
- выделяет приложения к договору в отдельные документы, если их специфическая форма помешала автоматической классификации;
- объединяет приложения с основным документом, если они были ошибочно разделены;
- удаляет случайно отсканированные лишние листы или пустые страницы;
- поворачивает страницы документа в правильное положение;
- изменяет тип и название документа.
Когда комплект документов сформирован, сотруднику остается проверить карточки, которые автоматически заполнились интеллектуальными сервисами Ario, и передать комплект на дальнейшее рассмотрение или согласование.
Бизнес-эффект
Решение облегчает оцифровку бумажных документов и приводит к результатам:
- сокращается трудоемкость сканирования бумажных комплектов. В случае ошибки, которую не могут разрешить интеллектуальные сервисы, у сотрудника появляется удобный инструмент для ее исправления. Не нужно тратить время на повторное сканирование комплекта;
- снижается вероятность отправки в работу неверного комплекта. Перекомплектование предоставляет дополнительную защиту от занесения в систему ошибочных комплектов. Таким образом сотрудники, которые занимаются дальнейшим рассмотрением документов, не потратят дополнительного времени на работу с неверным комплектом.
Некоммерческое акционерное общество "Алматинский университет энергетики и связи" благодарит компанию Noventiq в Казахстане за качественно реализованный проект по приобретению и обновлению программных решений.
Группа компаний ISKER выражает благодарность компании Noventiq в Казахстане за консультативную и практическую помощь в лицензировании программного обеспечения и рекомендует ее в качестве делового партнера.
Филиал ОФ "ФО Н.Назарбаева" Школа "Мирас" благодарит компанию Noventiq в Казахстане за сотрудничество в области IT - решений.
Высококвалифицированные специалисты Noventiq четко понимают задачи, быстро реагируют на возникающие в процессе работы проблемы и оказывают лучшее сервисное обслуживание.
Главное преимущество данного решения в возможности повышать производительность пользователей: теперь они смогут решать большое количество задач, на любом устройстве, справляясь с растущими объемами сообщений электронной почты и более эффективно работая в команде.
Компания АО "ForteBank" выражает благодарность компании Noventiq в Казахстане за качественно реализованный проект по комплексному анализу лицензионного соответствия программного обеспечения Microsoft.
За время совместной работы ТОО "Независимый Телевизионный Канал" с компанией Noventiq в Казахстане мы многократно убеждались, что сделали правильный выбор поставщика IT - решений для нашей компании.
Команда Noventiq в Казахстане - настоящие профессионалы своего дела, способные решить любую поставленную перед ними задачу вотведенные сроки с учетом специфики работы телевидения.
ТОО "K Caspian Engineering" выражает признательность и рекомендует компанию Noventiq в Казахстане, как надежного и ответственного партнера.
Благодаря профессиоанализму специалистов Noventiq, все данные нашей компании надежно защищены. Я уверен, что благодаря решениям компании Noventiq наш бизнес всегда будет преуспевающим над нашими конкурентами.