Знакомая ситуация: нужно поработать с документом, а он занят другим сотрудником. Хорошо, если достаточно посмотреть текст: сколько угодно человек могут открыть документ на чтение. Гораздо хуже, если нужно отредактировать или прорецензировать содержимое. Приходится откладывать работу или просить коллегу закрыть документ, который ему тоже нужен. В результате:

• увеличивается время подготовки;
• страдает качество работы, так как из-за откладывания сотрудники забывают, что хотели написать, или решают не ждать, когда освободится документ, и не проверяют его.

Новое решение Directum RX помогает преодолеть перечисленные проблемы. Оно предоставляет интеграцию с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис в которых документы можно редактировать и рецензировать совместно. Изменения в презентациях и текстовых документах отображаются мгновенно. Рядом с редактируемыми фрагментами отображаются имена сотрудников, которые их изменяют:

Изменения в таблицах отображаются после сохранения.

В онлайн-редакторах сотрудники могут комментировать документ и обсуждать его в чате. К примеру, с помощью чата удобно модерировать процесс совместного редактирования: договариваться, кто и что будет делать, какой абзац изменять. Либо без отрыва от контекста, обсуждать замечания с рецензентами, не перегружая текст массой комментариев.

Для удобства работы с решением продуманы следующие механизмы:

• если по каким-либо причинам привычнее и удобнее работать в локальном редакторе, можно добавить документ в список исключений. Документы из списка будут открываться в локальных редакторах;
• можно наоборот запретить открывать документ в локальном редакторе, если он часто нужен нескольким сотрудникам. Такой документ будет всегда открываться в онлайн-редакторе, даже если сотрудник в меню пользователя выберет вариант открытия документа данного формата локально;
• если в меню пользователя вы выбрали вариант открытия документа локально, но другой сотрудник сейчас редактирует его в онлайн-редакторе, можно присоединиться к совместному редактированию, не изменяя настройки:

• для рецензентов можно включить защиту от редактирования, если этого требуют регламенты компании. Рецензенты смогут просматривать и комментировать содержимое, но изменять текст будут только сотрудники с полными правами на документ;
• можно скопировать ссылку на редактируемый документ в буфер обмена, чтобы вставить в текст или отправить другому сотруднику по почте. Кроме этого из редактора можно быстро открыть карточку документа. Например, чтобы после доработки договора изменить сумму и валюту;
• если перед открытием документа казалось, что изменений будет мало, но в процессе вышло иначе, можно сохранить доработанный документ в новую версию. Версии помогут отслеживать историю изменений документа;
• при работе ночью интерфейс редакторов можно сделать темным. Это позволит снизить нагрузку на зрение.

С помощью настроек в меню пользователя каждый сотрудник сам решает, использовать онлайн-редакторы для всех форматов, только для некоторых или не использовать вообще:

Бизнес-эффект

Таким образом, с помощью решения можно сократить время на подготовку документов, если сотрудники будут оформлять их совместно. Например, в онлайн-редакторах удобно заполнять большие и сводные документы, оформлять заявки на закупку, вносить изменения в проектные документы, отвечать на опросы, готовить презентации, делать расчеты в таблицах.

Кроме этого решение ускоряет рецензирование и проверку документов, если:

• процесс согласования идет параллельно и в нем участвует несколько сотрудников;
• документы для согласования содержат десятки страниц;
• на согласование отведены сжатые сроки.

Решение позволяет частично или полностью отказаться от локальных редакторов, таких как Microsoft Office, поддержать стратегию импортозамещения и сэкономить на покупке ПО.