Специалисты, работающие с документами, часто сталкиваются с необходимостью сравнить две версии одного документа. Делать это вручную долго и чревато ошибками, которые могут привести к серьезным последствиям. Также решение удобно использовать при согласовании проекта документа внутри компании: на новом круге согласования не нужно перечитывать весь документ, достаточно просмотреть измененный текст.

Решение «Сравнение документов» позволяет:

• сравнивать версию документа из системы с локальным файлом;
• сравнивать две версии документа при внутреннем согласовании;
• знакомиться с отличиями разных редакций документа в удобном отчете.

Решение работает в веб-клиенте Directum RX и настраивается для любых типов документов.

Описание решения

Запустить сравнение можно в пару кликов из карточки документа. Доступно сравнение двух версий документа Directum RX, а также сравнение выбранной версии с файлом на компьютере.

Сравнение версии с файлом удобно, когда нет уверенности, что новый текст нужно заносить в систему. Эта возможность исключает создание лишних версий.

Некоторые документы, например, скан-копии, перед сравнением передаются на обработку интеллектуальным сервисам Directum Ario. Сервис извлечения текстового слоя входит в поставку решения.

Сравнение может выполняться в фоновом или онлайн-режиме. Это зависит от наличия текстового слоя и размера документа.

Небольшие документы в редактируемых форматах сравниваются в режиме онлайн: система сразу формирует PDF-файл с удобной визуализацией отличий. В зависимости от типа правки (добавление, изменение, удаление) текст выделяется зеленым, желтым или красным цветом. В примечании можно посмотреть подробную информацию о сути изменения.

Сформированный отчет показывает только значимые изменения. Сотруднику не придется отвлекаться на случайно добавленный контрагентом пробел или измененный регистр букв.

Если текст необходимо извлечь из скан-образа или размер документа превышает значение, установленное администратором, на его обработку требуется больше времени. В этом случае сравнение проходит в фоновом режиме. По заданному расписанию решение сравнивает документы и отправляет сотруднику уведомление с результатами. Уведомление содержит информацию о наличии и количестве различий. При необходимости из него можно сформировать отчет для детального анализа. Сравнение в фоновом режиме не блокирует систему, и сотрудник может переключиться на другие задачи.

Оптимизируйте работу с документами

Решение «Сравнение документов» помогает:

• снизить трудозатраты на сравнение документов. Сотрудники больше не тратят рабочее время на ручное сравнение версий, что критично при большом документопотоке;
• уменьшить вероятность ошибки из-за человеческого фактора;
• сократить время на согласование документов внутри компании;
• защитить компанию от возможных убытков — усталость или невнимательность сотрудника не приведут к внесению в важный документ несогласованной правки.