Бесконечное количество вариантов использования позволяет применять систему во всех бизнес-отраслях. Любой процесс визуализируется в виде простой для понимания схемы, поэтому даже сложное выглядит информативным и интуитивно понятным. Задачи могут иметь несколько вариантов разрешения: одобрено, отклонено, требуется дополнительная информация и т. д. Для каждой выбранной опции запускается определенный сценарий.
На примере пяти компаний оцените преимущества, которые Workflowsoft привнес в бизнес.
Отрасль: оптово-розничная торговля
Автоматизированные процессы:
- Обработка клиентских запросов
- Доставка продукции
- Организация монтажных работ
- Организация выездов для замеров
- Обработка претензий
ООО «АДВ-Трейд» представляет на российском рынке продукцию деревообработки Финляндии.
Много лет инструментами внутренней и внешней коммуникации сотрудников были телефон и электронная почта. С ростом масштабов бизнеса компания начала ощущать сложности в организации процессов. Переписку было трудно контролировать, а звонки отнимали массу времени.
Параллельные процессы, например, заказы на производство, которые поступали от менеджеров, запросы на доставку, монтажные работы тормозились. Над ними отсутствовал контроль как со стороны исполнителей, так и руководителей.
Несмотря на то, что у каждой задачи было ответственное лицо, в целом работы выстраивались так, что многие сотрудники были вынуждены отвлекаться от своих непосредственных задач. Это свидетельствовало также том, что в процессах присутствовали лишние промежуточные этапы.
Перестроить процессы без дополнительного ПО было невозможно, поскольку электронную почту и телефон нужно было заменить единой средой. Внедрение Workflowsoft четыре года назад изменило ход работы всей компании.
Результаты
- Скорость реакции сотрудников на каждую новую задачу выросла на 80%.
- Сократились показатели упущенной выгоды: если ранее заказы могли теряться в почте или на них реагировали с опозданием – теперь подобное исключено.
- Четко выстроенные процессы помогают повышать прибыль.
- Многократно вырос контроль и прозрачность работ.
В планах компании – внедрить в Workflowsoft дилерскую сеть, подключив внешних партнеров.
Отрасль: продажа, аренда и управление недвижимостью
Автоматизированные процессы:
- Заключение договоров аренды и управления
- Подписание дополнительных соглашений (индексация арендной ставки, сокращение площадей и т.д.) и соглашений о расторжении сотрудничества
- Работа с дебиторской задолженностью (претензионный порядок и судебные разбирательства)
- Платежи
- Заявки в техническую службу от резидентов (замена лампочек, смена замка, уборка и т.д.) – в разработке
ООО «РегионКапитал» занимается продажей и сдачей в аренду собственного и арендуемого недвижимого имущества, а также предоставляет услуги facility- и property management.
Распределенная команда включает в себя менеджеров по аренде, управляющих объектами, главного инженера, службу технической эксплуатации и 10 человек руководящего состава. Головной офис находится в Екатеринбурге.
В течение многих лет в компании проводились регулярные совещания - практически каждый день и зачастую не одно. В целом в компании использовался широкий спектр программных решений, среди которых важнейшим было ПО для проектного управления. Когда в определенный момент разработчик отменил русскоязычную версию, компании пришлось искать замену.
Аналог было крайне сложно найти. Требовалось подобрать ПО с оптимальным набором функций, необходимого именно для удаленного управления объектами недвижимости. Кроме того, важно было наладить простую коммуникацию без многочисленных созвонов, сделать удобной совместную работу и иметь возможность самостоятельно проверять результаты по каждому проекту.
В конечном итоге три года назад выбор был сделать в пользу системы Workflowsoft.
Сегодня вся основная работа идет именно в Workflowsoft, хотя совещания и «оперативки на местах» остались. Необходимость их проведения и периодичность определяют руководители на местах.
Результаты
- Самым важным функционалом для коллег стали шаблоны процессов. В компании уже автоматизировано 11 процессов, из них 5 основных, с которыми сотрудники работают постоянно, а именно: заключение договоров; подписание соглашений об изменении условий договоров аренды, работа с дебиторской задолженностью; оплата по документам; в разработке – создание заявок на технические службы на объектах от резидентов.
- Команде удобно работать в простой единой среде и в удаленном формате.
- Значительно сократили время на совещания, предоставление документов, контроль.
- Критичным задачам/процессам присваивается специальная метка.
- Удобно поднимать историю выполнения процессов. Если процесс не выполнен или просрочен, сразу понятны причины.
- За счет автоматизации выстроенных бизнес-процессов, высвобождается время для реализации новых проектов.
- Собственник компании имеет доступ в Workflowsoft и может самостоятельно проверить ход работы по важным вопросам, чтобы оценить ситуацию.
Отрасль: охранные услуги
Автоматизированные процессы:
- Распоряжения о начале и окончании охранных услуг
- График ночных проверок инспекторской службой
- Отчеты по ночным проверкам
- Реестр договоров с датами начала и окончания
- Размещение согласованных тарифных сеток (размер оплаты труда на объектах)
- Бухгалтерский реестр дебиторской задолженности
ЧОП «Содействие» – группа охранных компаний в Курской, Белгородской областях, Москве и Московской области, Краснодарском крае и в Крыму. В течение многих лет работа в компании осуществлялась в основном по телефону и электронной почте, информация зачастую хранилась на бумажных носителях. Когда организация начала расширяться и все больше работать в регионах, появились многочисленные цикличные процессы, и данные стали чаще теряться. Задачи могли не выполняться, или завершаться с опозданием, и руководство не всегда могло это отследить.
Охранный вид деятельности – лицензируемый. За компанией постоянно производится контроль со стороны Росгвардии, и ряд рабочих моментов регламентирован законом о частной охранно-детективной деятельности. Когда компания начинает и заканчивает охрану объекта, она обязана уведомлять об этом в определенные сроки. Несоблюдение является существенным нарушением лицензионных требований. В Workflowsoft создается внутренний документ – уведомление о начале и окончании охранных услуг для Росгвардии.
Внедрив систему Workflowsoft, компания автоматизировала 14 процессов.
Workflowsoft повышает эффективность при подборе персонала. Когда на объекте нехватка кадров, ответственный сотрудник запускает процесс на подбор в Workflowsoft, указывает наименование и расположение объекта, режим работы и т.д. Кадровая служба использует эти данные при размещении объявлений на интернет-площадках. Всегда есть оперативная информация касательно процессов по подбору, видная всем, и, если есть сотрудники в резерве, их можно сразу перевести на «нуждающийся» объект.
Отрасль: ремонт оборудования для предприятий общественного питания
Автоматизированный процесс: заказ на ремонтные работы для клиентов
Пример внедрения
ИП Чугунов Дмитрий Александрович занимается ремонтом холодильного, технологического, механического, теплового оборудования для кафе, баров, ресторанов и магазинов. Бизнес работает уже 16 лет.
Прием и обработка заявок от клиентов, распределение заказов и отслеживание их выполнения в компании много лет осуществлялись по телефону и электронной почте. Сотрудники не пользовались никаким специализированным программным обеспечением, многие предпочитали вести дела в ежедневниках. Приходилось очень многое запоминать и записывать вручную. Информация могла теряться, особенно с ростом числа заказов.
Требовалось найти простое решение для организации общей рабочей среды и контроля за событиями. Выбор был сделан в пользу Workflowsoft.
Результат
- Работать в системе удобно как со стационарного компьютера из офиса, так и в дороге со смартфона. Владелец бизнеса и менеджеры контролируют ход выполнения заказов, отслеживают комментарии от механиков, дополняют информацию данными о необходимых запчастях и ценах на них от поставщиков.
- Иногда заявки откладываются, клиенты берут паузу чтобы подумать и могут вернуться только спустя полгода-год. Благодаря функционалу Workflowsoft можно быстро восстановить детали предыдущего общения, найти данные о клиенте и оборудовании, поднять историю поставки запасных частей.
- Зарубежные партнеры-поставщики, которые также пользуются средствами автоматизации своих бизнес-процессов, выразили огромное удовлетворение тем, что компания перешла на Workflowsoft. Можно сказать, что внедрение системы косвенно повлияло в положительном ключе и на их работу тоже.
Отрасль: торгово-производственная
Автоматизированные процессы:
- Поступление заказа
- Производство кухонных гарнитуров и корпусной мебели
- Производство столов и стульев
Пример внедрения
ИП Никифорова Н.В. (Московская обл., г. Егорьевск) занимается производством и продажей кухонь, корпусной мебели, шкафов-купе на заказ. У компании 6 салонов-магазинов в Москве и области. Услуги полного цикла «под ключ» включают выезд замерщика, разработку макета, доставку и установку мебели.
Многие годы никаким специализированным решением для организации производственных работ в компании не пользовались. На участках фабрики, тесно взаимосвязанных и непрерывно коммуницирующих между собой, задания распределялись устно и на бумажных носителях. Проблемы, с которыми столкнулась компания включали:
- неорганизованность в очередности выполнения работ. Специалисты делали задания не по порядку, а так, как считали нужным, что задерживало процесс;
- сложности в координации работы участков фабрики;
- сложности в процессе детального оформления первоначального заказа.
Когда руководство компании пришло к выводу, что необходима автоматизация для более упорядоченного управления участками на производстве, выбор был сделан в пользу Workflowsoft.
Результат
- В системе автоматизированы все основные производственные процессы. В среднем производство кухонного гарнитура занимает около 3 недель.
- Работать просто. Плюс Workflowsoft – понятный и простой интерфейс, не нужно иметь никаких специальных знаний, чтобы работать с программой.
- Личные аккаунты есть у всех мастеров на производстве, которые запускают процессы и выбирают исполнителей.
Самый простой процесс в системе – оформление нового заказа. Его запускают менеджеры салонов, которые напрямую работают с клиентами. Благодаря автоматизированным процессам очень удобно осуществлять контроль сроков со стороны руководства. Это важно, поскольку через неделю после поступления заказ должен попасть на производство. Порядка 7 сотрудников проверяют каждый заказ в ходе выполнения процесса.
Производственный процесс в Workflowsoft – самый сложный и полностью настроен под специфику производства. Его запускают технологи после того, как сделана вся техническая документация. Они выбирают в процессе «ветки», к которым прикреплены разные сотрудники: фрезеровщики, сборщики и другие. В конце недели или месяца удобно делать анализ выполненных задач, поскольку система предоставляет отчет о том, кто сколько сделал.
Есть вопросы или хотите проконсультироваться? Пишите нам: request.kz@softline.com