При вопросах выбора и внедрения информационных решений, любая компания ориентируется на свои предпочтения и ключевые задачи, которые нужно закрыть с применением той или иной системы. В данной статье эксперт Softline Казахстан, Дамир Сутюшев, расскажет о выгодах внедрения электронного документооборота, о спектре задач, решаемых с помощью современных СЭД.

Дамир Сутюшев, менеджер по продажам инфраструктурных решений:

Как было бы здорово, если бы сотрудник отправлял документ на согласование, а его начальник тут же за компьютером утверждал его, даже будучи на совещании, а генеральный директор ставил подпись с мобильного устройства, находясь в командировке.

Уже сегодня такая картина – далеко не мечты и фантазии, а обычный ежедневный рабочий процесс, который значительно ускорил деятельность многих компаний.

По данным сообщества IT-специалистов Хабр, СЭД в Казахстане представлен следующими решениями:

• DIRECTUM (Россия)
• Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан)
• Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан)
• Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан)
• Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан)
• Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан)
• Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан)
• CЭД Docsvision (Россия)
• 1С: Документооборот (Россия)
• Е1 Евфрат (Россия).

Конечно, каждая СЭД имеет свой функционал и пользовательский интерфейс, и компании выбирают определенное решение, исходя из перечня задач, стоящих перед IT-отделом, который отвечает за инновации.

Отмечу, что, если говорить об основных преимуществах поставщика (интегратора), отдавайте предпочтение тому, который предлагает широкий спектр решений на основе лидирующих ECM-платформ, готовых к быстрому внедрению. СЭД идеальна для ритейла, банков, страховых организаций, промышленных и строительных предприятий, нефтегазового сектора, государственных структур.

СЭД обеспечивают движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а также подготовку, оформление, согласование, контроль исполнения и статуса, прозрачное ведение отчетности документов структурными подразделениями. Управление внутренней информацией и документами осуществляется с помощью порталов, электронного документооборота и архивов. 

Выгоды от внедрения СЭД: 

• Автоматизация бизнес-процессов
• Создание единого информационного пространства в организации
• Повышение скорости движения документов в организации
• Повышение эффективности работы и взаимодействия сотрудников и подразделений
• Ускорение процесса принятия управленческих решений
• Повышение трудовой дисциплины
• Мобильный доступ к корпоративной информации 24/7
• Обеспечение безопасного доступа к информации
• Анализ работы с документами, выполнения поручений, KPI 
• Сокращение времени на выполнение рутинных операций
• Сокращение бюджетов на хранение документов и расходных материалов
• Интеграция с учетными информационными системами.

Спектр задач, решаемых с помощью современных СЭД, существенно шире, чем автоматизация документооборота. На технологии СЭД опирается множество прикладных решений:

• Классическое делопроизводство
• Управление договорами
• Работа с обращениями и заявками
• Управление совещаниями и заседаниями
• Управление закупками
• Кадровые процессы
• Государственные (муниципальные) услуги и межведомственное взаимодействие
• Межкорпоративный документооборот
• Согласование счетов на оплату
• Проектный документооборот
• Управление показателями эффективности.

В следующей статье мы расскажем об электронных архивах - централизованном надежном хранении и обработке документов на всех стадиях жизненного цикла.

Хотите внедрить СЭД или проконсультироваться со специалистом? Обращайтесь к нам: +7 (727) 330-98-88, request.kz@softline.com